Особенности языка и стиля документов

Официально-деловой стиль – это совокупность языковых средств, позволяющих обслуживать сферу официально-деловых отношений, которые возникают: между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной и юридической деятельности.

Сфера применения деловой речи — официально–деловые ситуации и служебные документы, соответствующие официально-деловым отношениям.

Различают три разновидности делового стиля:

- собственно официально–деловой стиль (канцелярский)

Рекомендуемые материалы

- юридический стиль (язык законов и указов)

Специфика официально-делового стиля проявляются и в тексте (закономерности построения документа, его содержания) и в языке (стилистика, лексические стандарты, морфологические и синтаксические средства)

Характерные черты официально-делового стиля:

- повторяемость пользования стандартных словарных единиц

- нейтральность и лаконичность изложения

- точность и ясность изложения

- тематическая ограниченность излагаемого содержания

Стандартизация деловой речи заключается в универсализации многих слов, употреблении трафаретов, штампов, канцеляризмов, профессионализмов и речевых формул. Это придает деловой речи фразеологическую устойчивость и помогает сократить время на поиск форм выражения в стандартных ситуациях.

Таким образом, стандартизация деловой речи повышает информативность документа, облегчает восприятия текста специалистами и способствует оперативности документооборота в целом.

Редакторская правка служебных документов

Редактирование (проверка и исправление текста) – один из важнейших этапов работы над документом.

Документ, содержащий ошибки (фактические, стилистические, орфографические или какие-либо другие) осложняет процесс общения, требует дальнейших устных или письменных уточнений, отнимает время у участников коммуникаций; снижает авторитет подписавшего документ должностного лица или организации-автора документа, ставит под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства данной организации, является «бомбой замедленного действия», рано или поздно содержащиеся в нем неточные и неверные сведения могут быть использованы и нанесут получателю информации существенный вред.

· Ознакомление со всем текстом и выделение в нем абзацев.

· Логико-смысловой и композиционный анализ текста. Текст должен быть тематическим связным.

· Проверка построения сложных предложений, затем простых предложений и далее словосочетаний отдельных слов.

Правка может быть стилистической (требует безупречной грамотности, тонкого чувства слова) и смысловой (основана на знании существа вопроса, владении фактическим материалом).

Редактировать может автор документа и другие лица (степень вмешательства в текст должна быть минимальной, не затрагивающей смысл написанного).

- правка–вычитка (исправление опечаток, орфографических и пунктуационных ошибок);

- правка–сокращения (необходима для того, чтобы сделать документ короче или при избыточности информации);

- правка-обработка (улучшение текста за счет уточнения стилевой принадлежности слов и языковых средств выражения, устранения стилистических и смысловых ошибок);

- правка-переделка (полное изменение композиции текста).

Отредактированный документ должен соответствовать следующим показателям:

- Не содержит фактических ошибок и опечаток;

- Идеально грамотен с точки зрения орфографии и пунктуации;

- Имеет оптимальный объем;

- Строится по законам логики

- Соответствует стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля.

Лексические и грамматические проблемы, которые возникают при составлении и редактировании официальных текстов

· Использование иностранных слов

Словарь сочетаемости слов русского языка/Под ред. П.Н.Денисова, В.В.Морковкина – М., 1983

Словари иностранных слов

· Правописание имен собственных

· Имена прилагательные, образованные от имен лиц

· Названия учреждений, организаций, предприятий

· Названия документов, памятников культуры

· Наименования должностей и званий

· Правила графического сокращения слов

· Правила использования сокращений и аббревиатур

· Определение грамматического рода аббревиатур

Новый словарь сокращений русского языка. – М., 1995

ГОСТ Р 1.5-92. Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. – п. 4.12. Сокращения.

· Выбор падежа существительного при синонимичных словах

· Склонение сложных составных слов

Горбачевич К.С. Нормы современного русского языка, изд. 3-е. – М., 1989

Розенталь Д.Э., Теленкова М.А. Словарь трудностей русского языка, изд. 3-е. – М., 1984

Розенталь Д.Э. Практическая стилистика русского языка, изд. 3-е. – М., 1974