Штрихкод на документе: пять преимуществ

Сохранность документов, образовавшихся на всех этапах деятельности организации, одна из важнейших задач не только бухгалтерских и кадровых подразделений организации, но и топ-менеджмента. Ведь утрата того или иного «чувствительного документа» зачастую приводит к весьма серьезным последствиям. Административный штраф и дисквалификация могут быть не самыми печальными из них. Знание о местонахождении любого документа из заданного множества в любой момент времени, по сути, вопрос безопасности всего бизнеса.

Одним из наиболее доступных способов решения этой проблемы может быть использование системы, известной каждому в мире потребления товаров и услуг. Именно с товарами мы привыкли в первую очередь связывать штрихкоды.

Штрихкод (штрих – код, barcode) был придуман в США для маркировки и учета движения товаров в конце 40-х годов прошлого столетия. В основе технологии лежит техника считывания звука, записанного на кинопленке посредством штрихов разной длины. С конца 70-х годов XX века штрихкоды прочно закрепились в торговле и логистике. Для небольших объемов информации используются простые линейные штрихкоды. Наиболее распространены символики EAN (European Article Number), состоящие из 8 или 13 цифр, контролируемые глобальной Ассоциацией GS1 (http://www.gs1.org/).

Первое преимущество: исключение человеческого фактора

В процессе перемещения документа между различными исполнителями или подразделениями одной организации (нескольких удаленных) машина делает в системе учета отметку о прохождении той или иной контрольной точки. Сканер, используемый для считывания штрихкода, под каким бы углом его не поворачивали и сколько раз не подносили к штрихкоду, способен занести только одну запись в учетную базу, исключая тем самым ошибки, вызванные «человеческим фактором»: субъективизм восприятия, невнимательность, безответственность и др.

Второе преимущество: автоматизация управления документами

«Пропикивание» штрихкода на этапах прохождения документа (инициатор, руководитель среднего звена, топ-менеджер, клиент и т.д.) четко фиксируется в системе и позволяет дать ответ: у кого именно и на каком этапе жизненного цикла находится документ.

Документ, который не прошел необходимой идентификации, не может быть включен в учетную систему (зарегистрирован). Таким образом, реализуется принцип внутреннего аудита документооборота.

Третье преимущество: скорость обработки информации

Проверка наличия документов или папок, снабженных штрихкодом, превращается из утомительного и довольно бестолкового занятия в легкую и эффективную процедуру. Скорость простейших из представленных на рынке устройств для считывания штрихкодов составляет от 100 сканов в секунду. При довольно высокой скорости качество сканирования никак не страдает, а количество ошибок не увеличивается. Последнее неизбежно - в случае массированной ручной обработки.

Четвертое преимущество: контроль уникальности каждой версии документа

С момента появления компьютерных устройств простота сохранения электронных «черновиков» часто играет дурную шутку. Кто не оказывался в ситуации, когда к клиенту почему-то уходил не многократно отсмотренный и выверенный текст письма, а один из «протографов», место которому в корзине для бумаг. Избежать подобных ошибок всегда поможет штрихкод.

Отличие штрихкода документа от штрихкода товара заключается в том, что код присваивается серии товара, внутри которой каждый конкретный экземпляр уникального номера не имеет. Каждый же делопроизводственный документ получает уникальный буквенно-цифровой идентификатор в системе, для чего последними цифрами штрихкода обозначается время создания (часы, минуты) версии документа.

Пятое преимущество: доступность внедрения

Привычным заблуждением любых противников новых технологий является представление о затратном характере всех нововведений (оборудование, расходные материалы, обучение персонала и т.д.). Опустим привычные в таких случаях аргументы о том, что экономить выйдет себе дороже.

Простейший сканер линейных штрихкодов стоимостью от 2000 рублей, самоклеющийся штрихкод стоимостью от 10 копеек за штуку, стандартное программное обеспечение, используемое для регистрации документов в организации (пусть даже и на основе распространенных офисных программ). Это все, что нужно для внедрения штрихкодов.

Программу для самостоятельной генерации штрихкода вы можете скачать здесь .

Программу можно использовать для генерации собственных штрихкодов, которые затем выводить на печать и наклеивать на документы.

1. Скачиваем программу и сохраняем ее на компьютере.
2. Открываем в программе Exсel файл «Генерация штрих-кодов для печати А 4» и видим на экране файл шаблона для подготовки формы на печать.

Если система безопасности компьютера предупреждает о запуске активного содержимого, то необходимо нажать кнопки «разрешить редактирование», «включить содержимое».

После нажатия кнопки «code39.ttf» откроется следующий экран, на котором нужно нажать кнопку «Установить».

Шрифт code39 успешно установлен.

Установить в строках 5 – 11 таблицы необходимые вам цифровые и буквенные значения, следуя правилам, указанным в таблице.