Графическое описание процедур БП

Представление направленно именно на описание взаимодействий, а не документооборота, организационных отношений и пр.

1.2. Настоящий документ определяет:

• Основные понятия, используемые при графическом описании процедур предприятия;
• Методика описания процедур, требования к описанию.

1.3. Термины, используемые в документе

Процедура — составная часть деятельности на предприятии (). Критерием разделения на части служит возможность выделения промежуточного результата, который поддается учету, контролю и регистрации в информационной системе. По другому — это функция, задача, цепь событий, происходящих в течение определенного промежутка времени и обладающих познаваемым результатом.

Участник процедуры — субъект, выполняющий определенные действия, направленные на трансформацию входных потоков процесса в выходные.

Потоки (входные, выходные) — информационные или материальные объекты, «перерабатываемые» в результате выполнения действий участниками процедуры.

Диаграмма процедуры — графически формализованное алгоритмическое представление процедуры.

2.1. Выделение процедур на предприятии, которые необходимо представить в графической форме для дальнейшего согласования, модификации и других целей, определяемых проектом.

Методика выделения процедур зависит от решаемой задачи и в настоящем документе не рассматривается.

2.2. Интервьюирование исполнителей, изучение документации и прочие мероприятия, направленные на формулирование особенностей реализации процедур.

2.3. Разработка кросс — функциональной диаграммы в программе Microsoft Visio.

2.4. Прочие шаги, связанные с целью описания процедур. Ими могут быть — согласование, уточнение и пр.

В настоящем разделе описываются основные элементы диаграммы и правила их представления. Общий вид диаграммы процедуры представлен на Рис. 1.

Рис. 1 — Пример диаграммы процедуры

Процедура представляется всей диаграммой. В диаграмме указывается название процедуры в заголовочной части листа.

Каждая процедура содержит группу взаимодействующих участников (ролей).

Участник представляется в виде вертикального столбца (колодца), в котором будут отображаться действия участника (зона ответственности).

В диаграмме указывается имя участника в заголовке столбца.

Участником может являться конкретный сотрудник предприятия (должность), функциональное подразделение (отдел, бюро, цех), внешние субъекты (заказчик, поставщик).

Выбор участников определяется целями моделирования.

Каждый участник выполняет в процедуре определенные действия.

Действия представляются прямоугольниками, входящими в соответствующий участнику колодец.

Одному действию соответствует один участник. Представление одного действия, захватывающего более одного участника, рекомендуется применять в исключительных случаях.

В прямоугольнике указывается наименование действия в форме отглагольного существительного («создание», «получение») с указанием на предмет действия («заявки покупателя», «банковской выписки»).

Наименование действия может указываться в форме предложения, начинающегося с глагола: «Занести», «Выполнить», «Подписать» и др.

Каждое действие перерабатывает входные объекты в выходные с использование управляющих потоков (воздействий), представляемые соответствующими потоками.

Разбиение последовательности действий одного участника на разные «прямоугольники» определяется исходя из особенностей самого действия и условий его выполнения.

Входной/выходной поток (далее поток) — множество объектов используемых (результирующих) в процессе выполнения действий участником процедуры.

Поток определяет множество объектов следующих типов:

1. Документы;
2. ценности;
3. Денежные средства;
4. Люди;
5. Прочая информация: устное сообщение, электронное сообщение, документ в ИС.

Элементы поток представляются в виде стрелок, соединяющих действия участников.

Наименование объектов потока указывается в названиях стрелок.

Исходящая стрелка привязывается к нижней, левой или правой грани прямоугольника действия (зависит только от удобства представления диаграммы).

Входящая стрелка привязывается к верхней, правой или левой грани прямоугольника действия (зависит только от удобства представления диаграммы).

Одна стрелка может содержать наименования нескольких объектов потока (зависит только от удобства представления диаграммы).

Управляющие воздействия определяют условия и требования к действиям. Ими могут быть:

1. Нормативные документы;
2. Сведения (информация) о состоянии объектов предприятия (остатки, загрузка и пр.);
3. Информация о начале выполнения действия (в конце дня, при поступлении 10 заказов и пр.);
4. Другое.

Управляющее воздействие представляется в виде стрелки, привязанной к верхней грани прямоугольника действия (см. Рис. 1). Наименование указывается в названии стрелки.

Одна стрелка может содержать наименования нескольких управляющих воздействий (зависит только от удобства представления диаграммы).

Поток управления (поток работ) — правила, определяющие последовательность и взаимодействие участников в процессе выполнения действий.

Форма описания последовательности действий в диаграмме определяется следующими правилами.

1. Последовательные действия представляются «сверху — вниз» со смещением вниз последующего действия по отношению к предыдущему;
2. Началом выполнения действия считается поступление участнику объектов входного потока, если не указано условие;
3. Отображение потоков без указания объектов (пустых стрелок) применяется в случаях:
   • Перехода действия к другому участнику (указывается в действии);
   • Содержание потока не установлено.
4. Дополнительные условия выполнения действий задаются в виде управляющего воздействия;
5. Разделение (объединение) потока управления отображается без использования дополнительных графических элементов. Способ представления разделения (объединения) потока управления представлен в табл.1. Содержание выбора того или иного потока управления может указываться как надпись на стрелках («да»-«нет», «согласовано»-«не согласовано» и др.);
6. С помощью дополнительных графических элементов (горизонтальная линия) может указываться фаза выполнения процедуры.

Элементы использования информационных систем в процедуре могут быть представлены следующим образом.

1. В наименовании действия может напрямую указываться, что работа выполняется в информационной системе;
2. В наименовании потоков может напрямую указываться, что информация принадлежит информационной системе;
3. Возможно применение других обозначений (например, выделение курсивом действий и потоков в информационной системе).

Пример графического отображения применения информационных систем представлен на Рис. 2.

Настоящий документ не предопределяет использование других графических элементов (решений, хранилищ и др.). Необходимость их использования определяется задачей и удобством отображения в каждом конкретном случае.

Например, использование решений целесообразно при отражении группового принятия решения, решения одного человека удобнее указывать в одном действии, выходные потоки — следствие принятого решения.

Рис. 2a — Пример графического отображения применения информационных систем в форме дополнительного указания на информационную систему (удобнее представлять различные информационные системы)

Рис. 2б — Пример графического отображения применения информационных систем в форме выделения шрифта курсивом (не загружает диаграмму лишним текстом)

Для создания диаграмм процедур используется пакет Microsoft Visio. Шаблон вида диаграмм — « Flowchart Shapes Vertical» и «Basic Flowchart Shapes».

Порядок работы с пакетом Microsoft Visio в документе не рассматривается.

Для описания ключевых элементов процедур используется сводная форма представленная в приложении № 1.