4 Основные приемы работы в EXCEL
Определение 6. EXCEL - это универсальное программное средство, предназначенное для электронной обработки данных.
Данные в EXCEL хранятся в рабочих книгах.
Определение 7.Рабочая книга ( WorkBook ) - это универсальный аналог картотеки.
Подобно карточкам картотеки, рабочая книга включает в себя отдельные листы ( Sheets ). В зависимости от назначения листы рабочей книги могут быть различных типов. Например, для ввода данных в рабочую книгу, с целью их хранения и дальнейшей обработки, используются рабочие листы ( WorkSheet ).
Определение 8. Рабочий лист ( WorkSheet ) - это электронный аналог таблицы, у которой можно выделить отдельные столбцы и строки, на пересечении которых образуются клетки.
Столбцы рабочего листа именуются буквами, а строки - цифрами (рис 3.4)
Пересечение столбца и строки рабочего листа образует ячейку ( CELL ). Например, столбец А и строка 1 образуют ячейку с адресом А1 (рис 3.4.).
Замечание: Русские буквы в обозначении столбцов использовать нельзя.
Определение 9. Ячейка - это электронный аналог одной клетки таблицы.
В каждую ячейку может быть записано число, текст или формула. Запись формулы должна начинаться со знака=.
Программные средства EXCEL позволяют обрабатывать содержимое не только отдельных ячеек, но также и диапазонов (блоков) ячеек.
Определение 10. Блоком ячеек (RANGE) называется совокупность смежных ячеек, образующих прямоугольную область.
Адрес блока ячеек состоит из адреса верхней левой ячейки блока и адреса правой нижней ячейки блока, разделенных знаком :
На рис 4.1 показан блок ячеек с адресом В2: D 4.
Перед выполнением многих операций с такими данными, как ввод, копирование и другими, необходимо выделять (селектировать) ячейки, содержащие эти данные.
4.1 Селекция ячейки
Селекция ячейки это выбор ячейки, с которой будет работать пользователь или программные средства EXCEL.
Для селекции ячейки необходимо:
1. Установить курсор на требуемую ячейку;
2. Щелкнуть левой клавишей мыши.
Визуально селекция сопровождается появлением рамки вокруг ячейки, в нижнем правом углу которой имеется маленький квадрат - маркер заполнения (File handle), см. рис.3.4 (ячейка А1).
4.2 Селекция блока ячеек
Селекция блока ячеек - это выбор блока ячеек, с которым будет работать пользователь или программные средства EXCEL.
Для селекции блока ячеек необходимо:
1. Установить курсор на левую верхнюю ячейку блока;
2. Нажать левую клавишу мыши;
3. Удерживая левую клавишу мыши нажатой, переместить курсор на правую нижнюю ячейку блока.
Визуально селекция блока ячеек сопровождается появлением вокруг блока ячеек рамки, в нижнем правом углу которой находится маркер заполнения. Кроме того, селекция блока ячеек сопровождается изменением цвета всех ячеек блока, кроме верхней левой. Селектированный блок ячеек показан на рис.4.1.
4.3 Ввод данных в ячейки
Для ввода в ячейку числа, текста или формулы необходимо:
1. Селектировать ячейку;
2. Набрать вводимое данное на клавиатуре;
3. Нажать клавишу ENTER.
Напомним, что ввод формулы в ячейку должен начинаться с набора знака=. Вводимая формула отображается в строке формул.
4.4 Копирование формул
Копирование формул является мощным средством автоматизации вычислений в EXCEL. Оно позволяет распространить влияние формулы с первой ячейки некоторого блока ячеек на остальные ячейки этого блока. При этом автоматически происходит индексация адресов ячеек, содержащих аргументы копируемых формул.
Для копирования формулы необходимо:
1. Селектировать первую ячейку блока, содержащую формулу;
2. Установить курсор на маркер заполнения (маленький квадрат в правом нижнем углу ячейки). При этом курсор должен принять вид крестика, т.е. + (рис.4.2).
3.Нажать левую клавишу мыши и, удерживая ее, переместить курсор к последней ячейке блока.
Если при копировании формулы требуется фиксация адресов некоторых ячеек или составляющих частей этих адресов, то для этой цели используется знак $, например,
$ C 6 - фиксируется столбец С;
C $6 - фиксируется строка 6;
$ C $6 - фиксируется ячейка С6.
Фиксация адреса ячейки происходит также при присвоении ячейке имени (см. п.4.6)
4.5 Установка границ ячеек и блоков ячеек
Для повышения наглядности процесса обработки данных целесообразно окружать ячейки и блоки ячеек границами (рамками).
Для установки границ вокруг ячеек или блоков ячеек необходимо:
1. Селектировать ячейку или блок ячеек;
2. Навести курсор на стрелку правее кнопки “границы” и щелкнуть левой клавишей мыши (см. рис. 4.3);
3. Выбрать курсором из набора возможных видов границ - обрамление по всем границам ячейки (последний вид границ в наборе) и щелкнуть левой клавишей мыши. Блок ячеек, окруженный рамками, показан на рис.4.3.
4.6 Присвоение имен ячейкам и блокам ячеек
Для автоматизации вычислений часто бывает необходимо присвоить имена отдельным ячейкам и блокам ячеек средствами EXCEL .
Для присвоения имени ячейке или блоку ячеек необходимо:
1. Селектировать ячейку или блок ячеек;
2. Навести курсор на стрелку справа от окна имени и щелкнуть левой клавишей мыши;
3. Набрать на клавиатуре имя, например _ x ;
4. Нажать клавишу E nter .
При задании имени следует учитывать следующие правила :
1. Имя должно начинаться с буквы или знака подчеркивания . В качестве остальных символов могут использоваться буквы, цифры и знак подчеркивания;
2. Имя не должно совпадать с адресами ячеек и блоков, например А5; В5:С6.
4.7 Изменение ширины столбца
При вводе в ячейку текстовых данных иногда возникает необходимость изменения ширины столбца. Для изменения ширины столбца необходимо:
1. Установить курсор на правую границу заголовка столбца. При этом курсор примет вид .
2. Нажать левую клавишу мыши и, удерживая ее, перемещать курсор вправо (для увеличения) или влево (для уменьшения) ширины столбца.
4.8 Изменение цвета ячейки и блоков ячеек
Кроме установки границ ячеек (блоков ячеек), повышение наглядности представляемых на рабочем листе данных можно достичь изменением цвета ячеек (блоков ячеек).
Для этого необходимо:
1.Селектировать ячейку (блок ячеек);
2.Установить курсор на стрелку правее кнопки "цвет заливки" и щелкнуть левой клавишей мыши;
3.В меню "цвет заливки" выбрать курсором желаемый цвет, например – изумрудный, и щелкнуть левой клавишей мыши.
Для отмены заданного цвета необходимо в меню "цвет заливки" установить курсор на кнопку "нет заливки" и щелкнуть левой клавишей мыши.