Можно ли разделить отдел кадров на два филиала – в Москве и по месту нахождения производства (в Ивановской области), если изначально головной офис ­базировался в Москве?

В соответствии с ч. 4 ст. 20 ТК РФ под работодателем понимается физическое или юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником. Обособленное подразделение организации юридическим лицом не является и само по себе в качестве работодателя по отношению к работникам, осуществляющим трудовые функции в данном подразделении, не выступает. Их работодателем считается ­организация, создавшая это подразделение.

ТК РФ не упоминает об обособленном подразделении организации, однако оперирует понятием «структурное подразделение», под которым следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации ­Трудового кодекса Российской Федерации»).

Согласно ч. 6 ст. 20 ТК РФ права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица (организации). Эти права и обязанности могут быть переданы уполномоченным лицам в порядке, установленном учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами. Решение вопросов о том, кто должен заниматься приемом и увольнением работников, осуществляющих трудовую деятельность в обособленных подразделениях, издавать приказы, связанные с их трудовой деятельностью, кем будут оформляться и где будут храниться трудовые книжки и т.п., предоставляется на усмотрение работодателя. Каких-либо особых правил ведения кадрового делопроизводства в организациях, имеющих обособленные подразделения, действующим ­законодательством не установлено.

Если планируется, что оформление трудовых отношений, ведение кад­рового делопроизводства, ведение и хранение трудовых книжек будет происходить в структурном подразделении, осуществлять права и обязанности работодателя в трудовых отношениях с указанными работниками (в том числе заключать трудовые договоры от имени организации, вести кадровую документацию – издавать в отношении сотрудников филиала приказы, вести их личные карточки, трудовые книжки и т.д.) может быть уполномочен руководитель структурного подразделения юридического лица. Порядок осуществления таких полномочий определяется учредительными документами организации, а также локальными нормативными актами, принимаемыми работодателем в порядке, ­предусмотренном ст. 8 ТК РФ.

Следовательно, в рассматриваемом случае работодатель, находящийся в Ивановской области, может уполномочить руководителей обособленных структурных подразделений, находящихся в Москве, осуществлять полномочия работодателя в области заключения трудовых договоров с работниками этих подразделений и ведения соответствующего кадрового учета. Такие полномочия могут содержаться в доверенности, выданной руководителю подразделения, в уставе общества или в положении об обособленном подразделении. Кроме того, в силу п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), работодатель должен издать приказ, которым назначается лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в ­обособленном подразделении.

Ведение Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга учета) предусмотрено п. 40 Правил. Форма Книги учета утверждена постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

В Книге учета, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с ­указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Таким образом, на наш взгляд, трудовые книжки работников, переведенных из организации во вновь образованное обособленное структурное подразделение, должны быть зарегистрированы в Книге учета этого подразделения.

Отметим, что законодательством прямо не предусмотрена возможность одновременного ведения двух Книг учета в головной организации и в обособленном подразделении. Однако если головная организация делегировала обособленному подразделению права на заключение трудовых договоров и сопутствующее ему право на ведение кадрового учета работников обособленного подразделения, а также право на хранение трудовых книжек работников и ведение книги учета движения трудовых книжек, по нашему мнению, ведение Книги учета в обособленном ­подразделении возможно.

При этом, учитывая, что данный документ ведется именно с целью учета трудовых книжек, на наш взгляд, в Книгу учета головной организации должны быть внесены сведения о любом движении трудовых книжек, в том числе и информация о передаче трудовых книжек ­переводимых ­сотрудников в обособленное подразделение.