Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

В разделе «образцы писем» вы можете изучить уже готовые шаблоны деловых писем. Тема о правилах деловой переписки и особенностях написания электронных деловых писем была начата нами в предыдущей статье. Давайте остановимся на вопросе оформления служебных писем более подробно.

Речь пойдет о требованиях, предъявляемых только в отношении основных реквизитов. Их вы сможете использовать на практике при составлении служебных (деловых) писем. Порядок их расположения отражен на картинке, при его составлении учтены «Требования к оформлению документов» согласно рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003.

В зависимости от обстоятельств, адресатов у письма может быть несколько (организации, структурные подразделения, должностные и физические лица). Вот лишь некоторые примеры того, как следует указывать адресата:

с указанием почтового адреса

ул. Береговая, д. 17,

адресованное физическому лицу

ул. Каменщиков, д. 121, кв. 543,

г. Архангельск, 283450

Дату на документ ставят после его подписания. Оформление возможно в двух вариантах: 25.01.2014 либо 25 января 2014 г. Если дата присутствует в тексте в нескольких местах, то следует придерживаться одного стиля ее написания.

Регистрационный номер, аналогично предыдущему реквизиту, проставляется только после подписания письма и в соответствии с системой, принятой в данной организации. Он оформляется в виде порядкового номера, который при желании можно дополнить индексом дела согласно номенклатуре дел или буквами (отражение информации об исполнителе). К примеру:

02-21/146, в котором 02 – это порядковый номер отдела согласно структуре организации, 21 – порядковый номер, который идет по номенклатуре дел конкретного отдела, а 146 – порядковый номер самого документа, обозначение ОК может подразумевать как отдел кадров, так и конкретное лицо – Оксана Крылова и т.д.

Регистрация и проставление номера (регистрационного) на документе является обязательным требованием, так как это способствует облегчению обработки электронной почты.

Для облегчения обработки поступающей почты необходимо при подготовке ответа проставлять дату письма-запроса и его регистрационный номер. Делается это на уровень ниже исходящего регистрационного номера вашей организации. Если ваш получатель – крупная компания с большим потоком входящей корреспонденции, то без указания этих реквизитов ваше письмо попросту может попасть в другой отдел или к другому исполнителю, что повлечет дополнительные временные затраты.

В случае, когда текст служебного письма по объему превышает 4 или 5 строк, необходимо создание заголовка. Прочитав его, получатель должен получить общее представление о содержании документа. Пишите заголовок кратко и всегда в такой форме, словно отвечаете на вопрос «о чем письмо?». Например, «Об условиях поставки товара…» или «О предоставлении услуги…».

Если вы к служебному письму прикрепляете какие-либо документы или заархивированные файлы, то в обязательном порядке делайте об этом отметку ниже основного текста. Например:

В случае если название прикрепленных файлов не содержится в тексте письма, то приведите их наименование в отметке. Например:

Под реквизитом «подпись» принято понимать совокупность данных, включающих указание должности лица, которое подписало письмо, собственно подпись и ее расшифрованный вариант. Примеры:

Правом подписывать документ лицо наделяется в соответствии с приказом, отражающим распределение обязанностей. Также при подписании необходимо указать его должность и фамилию. Недопустимо проставление косой черты перед наименованием должности или предлога «за». Согласно правилам современного делопроизводства – это грубые нарушения оформления служебного письма.

• Отметка об исполнителе»: оформление реквизита
• Данная отметка необязательна, она носит рекомендательный характер. Ее плюсом является то, что при возникновении вопросов есть возможность обратиться напрямую к исполнителю, конкретному специалисту. Ставить ее нужно на самом последнем листе, в левом нижнем углу. Отметка должна содержать имя, фамилию исполнителя, возможно, его отчество, а также контактный телефон. Например:

Кривошеев Иван Сидорович

Владея информацией о правилах ведения деловой переписки, будьте уверены, вы сможете легко составить собственные шаблоны и образцы служебных писем, которые заметно упростят вашу работу и ведение делопроизводства в целом. Далее можете ознакомиться с примерами составления различных видов писем.