Как в Excel сделать удобный для работы интерфейс

Для комфортной и качественной работы с данными, недостаточно просто заполнить лист, структурировать рабочие окна и сгруппировать листы. Если вы используете большие объёмы информации – этот пост поможет в их обработке. Я буду вооружать вас знаниями, необходимыми для эффективного использования рабочего пространства, значительно превышающего размеры вашего экрана. Приступим!

Масштаб отображения листа Excel

Первое, что приходит в голову, когда на экран вмещаются не все ячейки – изменить масштаб. Вы как-будто приближаете или отдаляете картинку, чтобы увидеть мелкий текст. Или, наоборот, охватить взглядом больше информации. Мне известно 4 способа масштабирования листа Эксель:

• Крутим колесо мышки при зажатой клавише Ctrl . Это самый простой и быстрый способ масштабирования. Такое универсальное правило работает для большинства окон в операционной системе Microsoft Windows. Вращение от себя — увеличиваем масштаб, к себе — уменьшаем.
• Перемещаем бегунок масштаба в правом углу строки состояния Эксель. Этот инструмент всегда на экране, его использование просто и очевидно Настройка масштаба в строке состояния Excel
• Команда на ленте Вид – Масштаб – Масштаб . Её выполнение открывает диалоговое окно выбора масштаба. Можно кликнуть на один из предложенных вариантов, либо записать нужный вариант вручную Выбор масштаба командой на ленте
• Выделить диапазон ячеек, которые должны быть на экране. Далее выполняем команду Вид – Масштаб – Масштаб по выделенному . Программа подберет такую величину масштаба, чтобы на экране остался только выделенный фрагмент.

Создание дубликата рабочего окна

Иногда нужно открыть один и тот же документ в разных рабочих окнах. Это позволит использовать разные его участки одновременно. Чтобы создать новое рабочее окно – выделите нужный лист и выполните на ленте: Вид – Окно – Новое окно .

Создание нового окна Excel

Программа откроет еще один экземпляр текущего рабочего окна. Чтобы вы не запутались, Эксель добавит к имени документа в строке имён двоеточие и порядковый номер окна. Например, вы продублировали документ с именем «Книга». Исходное окно будет называться «Книга:1», а дубликат – «Книга:2». Навигация по таким листам будет выполняться раздельно, а вот изменения содержимого отобразятся в обоих окнах.

Чтобы закрыть лишние дубликаты – воспользуйтесь стандартными способами, например, крестиком (х) в строке имени.

Сравнение рабочих листов Excel

Часто нам нужно визуально сравнить данные, находящиеся в двух разных окнах. Для этого важно разместить данные рядом на экране. Майкрософт Эксель это умеет. Активируйте лист для сравнения и выполните: Вид – Окно – Рядом . Если открыто более двух окон – программа предложит выбрать документ, который нужно разместить рядом.

Отображение двух окон для сравнения

После выполнения, выбранные листы разместятся рядом, их будет удобно сравнивать. Если нужно, чтобы окошки прокручивались синхронно – кликните Вид – Окно – Синхронная прокрутка .

Для отмены режима сравнения, снова выполните команду Вид – Окно – Рядом .

Закрепление областей в Эксель

В большинстве случаев, большие таблицы содержат «шапку» в первой строке или первом столбце. Когда вы прокручиваете лист, эта информация может попасть за пределы видимой области, использовать такую таблицу очень сложно, ведь можно запутаться в подписях строк и столбцов. Программа решает эту проблему, «замораживанием» нужных областей. Для этого используйте команду: Вид – Окно – Закрепить области . При пролистывании, закрепленные ячейки не будут пропадать, вам всегда будет ясно в каких столбцах и строках находится нужная информация.

Закрепление областей в Excel

Чтобы закрепить первую строку листа – используйте кнопку Закрепить верхнюю строку . Для закрепления первого столбца жмите Закрепить первый столбец .

Вы можете зафиксировать на экране произвольное количество строк (начиная с первой) и столбцов (начиная с «А»). Для этого разместите курсор на одну строку ниже и на один столбец правее закрепляемых, выполните Вид – Окно – Закрепить области – Закрепить области .

Чтобы снять фиксацию области, нажмите: Вид – Окно – Закрепить области – Снять закрепление областей .

Разделение листа на области

Альтернативой закреплению может быть разделение листа. Вы можете разделить текущее рабочее окно на 2 или 4 области, в каждой будут свои ленты прокрутки. Благодаря этому, можно работать с огромными таблицами, не перескакивая между значениями, расположенными далеко друг от друга.

Чтобы разделить лист – убедитесь, что у вас отключено закрепление областей. Далее выполните следующее:

• Для разделения экрана на две части по вертикали – установите курсор в первой строке, и столбце справа от границы разделения. Например, нужно вставить разделитель между столбцами K и L, тогда выделите ячейку L1. Нажмите на ленте Вид – Окно – Разделить .
• Для разбивки на две части по горизонтали выделите ячейку в первом столбце и строке под линией раздела. Выполните ту же команду, что и в предыдущем примере
• Чтобы разделить лист на 4 части – установите курсор в ячейку справа и ниже от пересечения разделителей. Например, линия раздела должна проходить между строками 22 и 23, столбцами L и M. Тогда курсор нужно поставить в ячейку M23 Выполняем всю ту же команду Вид – Окно – Разделить . Разделение окна на 4 области

Чтобы отменить разделение, повторно нажмите Разделить .

Окно контрольного значения Excel

Если в процессе расчетов нужно контролировать значение в одной или нескольких ячейках – неудобно постоянно к ним возвращаться, чтобы посмотреть какой же результат в них сейчас. Лучше открыть Окно контрольного значения, которое всегда будет на экране. Это окно может отображать значения выбранных вами ячеек.

Выполните команду Формулы – Зависимости формул – Окно контрольного значения . На экране появится окно отслеживания значения ячейки. Предположим, нам нужно контролировать значение ячейки А1. В окне контроля нажмём Добавить , кликнем мышью на ячейке А1 и еще раз Добавить . Всё, ячейка А1 будет контролироваться, и если окажется за пределами видимой области – вы всё равно будете знать её значение в любой момент времени.

Окно контрольного значения в Эксель

На рисунке мы видим, что ячейка А1 не видна на экране, но её содержимое (число «125») видно в окне контрольного значения.

Этот инструмент используют немногие, но это один из элементов профессионального пользования программой, который значительно улучшает юзабилити рабочего листа.

В этом посте я перечисли вам очень мощные и полезные инструменты для работы с большими таблицами. Благодаря им, вы сократите время выполнения задач в разы, будете больше времени уделять расчетам, и меньше – «беганию» по листу в поисках нужной ячейки.

В следующем посте я планирую рассказать как работать со столбцами и строками, а пока задавайте ваши вопросы!