Эффективная работа с электронной почтой

Всем нам постоянно приходится работать с электронной почтой – хотим мы этого или не хотим.

А если наша работа офисная, то нас просто заваливает входящими письмами.

Ежедневно каждый из нас принимает огромное количество писем, и как бы мы не старались, количество входящих продолжает расти с каждым днем.

Очень часто бывает, что входящая почта выходит из под контроля и мы “начинаем бояться в нее заглядывать”.

Наступает момент, когда из-за нехватки времени страдает качество обработки входящей информации.

Как же сделать работу с электронной почтой эффективной?

Как сделать электронную почту эффективным инструментом нашей жизни?

Как сделать, чтобы работа с электронной почтой не понижала производительность труда и не приводила к стрессовому состоянию?

Принципы работы с входящей электронной почтой

Существует множество теорий и мнений как работать с входящей электронной почтой.

Одни советуют создавать папки @Действие и @Ожидание, и разносить письма в них.Другие предлагают прикреплять письмам ярлыки и им подобные.

Я перепробовал все способы, про которые только читал. Вернее брал из них то, что считал эффективным.

Не скажу, что остальные системы не рабочие, но в данной статье хочу показать ту модель работы с входящей электронной почтой, которую применяю я, и которая работает у меня на протяжении нескольких лет.

И самое главное – работает без сбоев.

Все примеры я привожу на примере своей почты Gmail.

Если вы пользуетесь другими почтовыми сервисами, то наверняка там тоже есть подобные функции.

Приходят ли вам рассылки, которые вы не читаете, а удаляете вручную?

Проскальзывают ли вам письма, которые и не отмечены как спам, но вам совершенно не нужны?

Тогда смело применяйте фильтры вашей почты, чтобы письма с определенными условиями либо сразу удалялись, ли отмечались прочитанными и помещались в определенную папку, либо письмо сразу попадало в нужную папку пропуская входящие.

Будет время их прочитать – откроете нужную папку и почитаете.

Папки нужны (как для меня) только для хранения истории переписки. Вы с помощью папок можете поднять историю общения с определенным человеком хоть много лет назад.

Кстати, это является явным преимуществом почты перед “общалками” (skype, viber, whatsapp и др.)

После прочтения (либо быстрого просмотра) письма задаю себе вопрос – “Нужно ли мне будет совершать какое-то действие после прочтения данного письма?”

Если ответ “ДА”, то пересылаю письмо на свой адрес MyLifeOrganized, где это письмо преобразовывается в задачу.

Тема письма – сама задача, а содержание письма полностью сохраняется в заметках.

Если на вопрос “Нужно ли мне будет совершать какое-то действие после прочтения данного письма?” ответ НЕТ, то задаю следующий вопрос – “А нужна (интересна, полезна) ли мне будет данная информация в будущем?”

Если ответ ДА – пересылаю электронное письмо на свой адрес в Evernote, где это письмо преобразовывается в заметку.

Тема письма преобразовывается в заголовок заметки, а текст письма – в содержание.

Если на вопрос “А нужна (интересна, полезна) ли мне будет данная информация в будущем?” ответ НЕТ, то задаю следующий вопрос – “А хотел бы я получать такие письма (по этой теме, от этого автора) в будущем?”

Если ответ ДА – то просто удаляю это письмо.

Если ответ НЕТ – отписываюсь от рассылки либо создаю фильтр, где подобные письма сразу же удаляются. После этого данное письмо тоже, соответственно, удаляю.

Как отправить по электронной почте задачу в MyLifeOrganized

Для этого вам нужно зайти в MLO-Cloud и присвоить своей базе данных электронный адрес.

Письма, приходящие на этот адрес, будут преобразовываться в задачи.

Если хотите, вы можете указать в настройках адреса, письма с которых могут попадать в ваш МЛО-электронный ящик.

После этого добавляете свой МЛО-адрес в свои контакты почты.

Как отправить по электронной почте заметку в Evernote

Создаете свой электронный ящки на Evernote.

Для этого заходите на сайт www.evernote.com под своим логином и паролем, и в настройках находите входящий адрес для отправки заметок.

Показатель эффективной работы с электронной почтой

Показателем вашей эффективности и продуктивной работы с электронной почтой будет только пустая папка “Входящих”.

Это добавит ощущение полного контроля над электронной почтой, осознание, что все, что вам нужно сделать в МЛО, а вся нужная информация в Evernote.

Ну и, конечно же, кайф от очистки всего лишнего в вашей почте!

Попробуйте, и вам понравится!

Photo by rawpixel on Unsplash

• Не забудьте оставить комментарий – ваши выводы, мысли и замечания на вес золота. Я читаю их все, обязательно отвечаю и создаю новые статьи на их основе.
• Поделитесь ссылкой на эту статью – если то, что я написал, полезно, интересно или трогательно для вас, сообщите об этом друзьям и знакомым.
• Присоединяйтесь ко мне на Facebook – помимо всей текущей информации, здесь есть ссылки на интересные акции, статьи с других сайтов и вдохновляющие видеоролики.
• Подпишитесь на рассылку новостей сайта – каждую неделю здесь публикуются проверенные решения бизнес-задач и личной эффективности. Узнавайте первыми о новых лайфхаках, фишках и практическом применении инструментов личной эффективности.

Коуч. Психолог. Эксперт и консультант MyLifeOrganized. Мастер боевых искусств. Проповедник здорового образа жизни. Позитивный человек, которому есть чем поделиться. :)