Командировка: наличные или карточка?

Вследствие распространения платежных карточек некоторые предприятия стали использовать их не только для выдачи зарплаты работникам, но и для выдачи наличности на хозяйственные нужды. Выясним, когда применяются платежные карточки, как по ним отчитываться и в какой срок.

В соответствии с п. 3.5 Поло­же­ния №137, платежные карточки применяются как средство для безналичной оплаты за товары (услуги), в том числе в системах электронной торговли (коммерции); перечисления средств с картсчетов клиентов на другие их счета и на счета других лиц; получения наличности в кассах банков, других финансовых учреждений, торговцев и через банкоматы. Согласно п. 3.10 Положения №137, держатели корпоративных платежных карточек могут осуществлять операции по безналичной оплате товаров (услуг) и получать наличность в следующих случаях (см. ниже) .

При этом средства, списанные с картсчета юридического лица или физического лица - предпринимателя по вышеперечисленным операциям, считаются выданными под отчет. Контроль за целевым использованием средств с корпоративных картсчетов осуществляется владельцами этих счетов.

Любое движение средств на карточке подтверждается соответствующими отчетными документами.

Стоит заметить: если юридические лица и физические лица - предприниматели не имеют корпоративных платежных карточек, то денежные авансы на командировку их работникам можно выдавать через личные платежные карточки работников. В этом случае средства, зачисленные на личный картсчет работника, также считаются выданными ему под отчет. Для удобства на предприятии стоит завести реестр выдачи под отчет средств, перечисленных на карточку, для контроля за использованием и сроками подачи отчетности по использованным средствам.

Помните, что корпоративные платежные карточки не применяются для выплаты заработной платы, других выплат социального характера, а также для осуществления расчетов по внешнеторговым договорам (контрактам) (п. 3.11 Положения №137).

На этом разделе особенно останавливаться не будем, ведь мы неоднократно печатали статьи о выдаче наличности под отчет (в т. ч. на командировку). Стоит только напомнить, что, согласно п. 2.11 Положения №637, наличные средства могут быть выданы под отчет только в том случае, если лицо, которое должно получить эти средства, уже отчиталось в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы.

Также заметим, что корпоративная карточка для предприятия - не роскошь, ведь открытие текущего карточного счета и обслуживание не требуют значительных расходов средств и времени, поэтому стоит обратиться в любой банк по поводу ее приобретения.

В соответствии с п. 1.10 Инструкции о служебных командировках, работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные.

Кроме того, согласно ст. 121 КЗоТ, работникам, направляемым в командировку, выплачиваются:

1) суточные за время пребывания в командировке;

2) стоимость проезда к месту назначения и обратно;

3) расходы на наем жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.

Что касается ответственности за невыдачу работникам аванса на командировку, то Минфин в письме от 10.06.2003 г. №03173-407-242/12-9558 указывает, что, согласно ст. 265 КЗоТ, лица, виновные в нарушении законодательства о труде, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. Также напомним статью 41 КоАП, согласно которой на должностных лиц предприятия независимо от форм собственности и физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности, нарушающих требования законодательства о труде, налагается штраф в размере от 15 до 50 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (т. е. от 255 до 850 грн).

Мы уже знаем, что с 1 января 2004 г. Закон о доходах устанавливает особый порядок налогообложения сумм излишне израсходованных средств, полученных налогоплательщиком на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки. Сроки отчетности об использованных средствах, предоставленных работнику на командировку (или под отчет), определены в пп. 9.10.2 Закона о доходах. Так, авансовый отчет по установленной форме подается до окончания третьего банковского дня 1 , следующего за днем, в котором подотчетное лицо:

1) завершает такую командировку;

2) или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, предоставившего средства под отчет.

Форма отчета и порядок его составления утверждены приказом Государственной налоговой администрации Украины от 19.09.2003 г. №440. Порядок выдачи средств под отчет регулируется Положением №637.

В связи с принятием Закона о доходах Национальный банк Украины привел в соответствие с ним некоторые свои нормативно-правовые акты, регулирующие наличное обращение. Вследствие этого в п. 2.11 Положения №637 появилось требование о том, чтобы подача отчетности за полученные под отчет наличные средства происходила согласно действующему законодательству. В то же время подпунктом 9.10.2 Закона о доходах введены единые сроки подачи отчетности. Поэтому, как понимаете, вышеуказанный срок в три банковских дня имеет преимущество и требует выполнения (для целей и норм Закона о доходах) 2 .

Но с 31.03.2005 г. Законом от 25.03.2005 г. №2505 "О внесении изменений в Закон Украины "О Государственном бюджете Украины на 2005 год" и некоторые другие законодательные акты Украины" в пп. 9.10.4 Закона о доходах внесены изменения, касающиеся порядка подачи отчетности по расходам, связанным с командировкой или выполнением отдельных гражданско-правовых действий, оплаченных с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или персональных чеков, других платежных документов.

Так, если при применении платежных карточек во время служебных командировок командированное лицо - налогоплательщик получало наличность , то налогоплательщик подает отчет об использовании предоставленных на командировку средств и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки.

Если же осуществлялись расчеты в безналичной форме, то срок подачи отчета об использовании предоставленных на командировку средств - не позднее 10 дней .

При наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопросов по выявлению расхождений между соответствующими отчетными документами).

По приказу руководителя предприятия Ивасюк М. П. отбывает в командировку с 06.06.2005 г. по 10.06.2005 г. Ему выдано из кассы 04.06.2005 г. под отчет 2000 грн.

15.06.2005 г. Ивасюк М. П. предоставил в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими первичными документами в сумме 1500 грн и 500 грн он вернул в кассу в тот же день.

По приказу руководителя предприятия Ивасюк М. П. отбывает в командировку с 06.06.2005 г. по 10.06.2005 г. Аванс на командировку работнику перечислили 04.06.2005 г. на карточку в сумме 2000 грн, 06.06.2005 г. он снял с карточки всю перечисленную сумму.

По условиям данного примера работнику следует подать в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об использовании предоставленных на командировку средств и вернуть оставшуюся сумму средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки (т. е. до 15.06.2005 г.), поскольку расчеты в командировке осуществлялись наличностью (которую работник снял с карточки).

По приказу руководителя предприятия Ивасюк М. П. отбывает в командировку с 06.06.2005 г. по 10.06.2005 г. Аванс на командировку работнику перечислили 04.06.2005 г. на карточку в сумме 2000 грн. За гостиницу, авиабилеты и питание работник рассчитывался исключительно в безналичной форме, используя корпоративную карточку.

По условиям данного примера работнику следует предоставить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об использовании предоставленных на командировку средств и вернуть оставшуюся сумму средств не позднее 10 дней после завершения командировки (при наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может его продлить до 20 банковских дней до выяснения вопросов по выявлению расхождений между соответствующими отчетными документами, поскольку расчеты в командировке осуществлялись работником исключительно в безналичной форме (с использованием карточки).

1 В соответствии с определением, приведенным в п. 1 Инструкции о межбанковском переводе денег в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением НБУ от 17.03.2004 г. №110, банковский день в системе электронных межбанковских переводов (СЭМП) - это обозначенный календарной датой промежуток времени, в течение которого выполняются технологические операции, связанные с проведением межбанковских электронных расчетных документов через СЭМП, при условии, что итоги расчетов по этим документам отражаются на корреспондентских счетах банков в территориальном управлении Национального банка Украины на ту же дату. То есть банковский день для банков приравнивается к рабочему для предприятий.

2 Но не стоит забывать и о сроках подачи отчетности, определенных в п. 2.11 Положения №637. О них мы писали в "ДК" №7/2005.

получать наличные в гривнях для осуществления расчетов, связанных с производственными (хозяйственными) нуждами, в том числе для оплаты расходов на командировку в пределах Украины, с учетом ограничений, установленных нормативно-правовыми актами Национального банка по вопросам регулирования наличного обращения, а также чистого дохода физическими лицами - предпринимателями;

осуществлять расчеты в безналичной форме в гривнях, связанных с уставной и хозяйственной деятельностью, расходами представительского характера, а также расходами на командировку в пределах Украины;

получать наличность в иностранной валюте за пределами Украины и в установленном порядке на территории Украины в кассе эмитента для оплаты расходов на командировку;

осуществлять расчеты в безналичной форме в иностранной валюте за пределами Украины, связанных с расходами на командировку и расходами представительского характера*.

* А также на оплату эксплуатационных расходов, связанных с содержанием и нахождением воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины, в соответствии с условиями Кодекса торгового мореплавания Украины, Воздушного кодекса Украины, Конвенции о международной гражданской авиации, Международной конвенции о дорожном движении в размерах, установленных для вывоза наличной иностранной валюты нормативно-правовыми актами Национального банка, регулирующими перемещение валюты Украины, иностранной валюты, банковских металлов, платежных документов и платежных карточек через таможенную границу Украины.

КЗоТ - Кодекс законов о труде Украины.

КоАП - Кодекс Украины об административных правонарушениях.

Закон о доходах - Закон Украины от 22.05.2003 г. №889-IV "О налоге с доходов физических лиц".

Инструкция о служебных командировках - Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. №59.

Положение №137 - Положение о порядке эмиссии платежных карточек и осуществлении операций с их применением, утвержденное постановлением Правления НБУ от 19.04.2005 г. №137.

Положение №637 - Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. №637.

Татьяна МОЙСЕЕНКО, «Дебет-Кредит»

Колдоговор: нужен или нет? Суть дела :: Практика Вопрос о том, заключать или не заключать коллективный договор на предприятии, для многих остается открытым. Вернуться к нему вынуждают неединичные случаи привлечения к ответственности должностных лиц за отсутствие колдоговора на предприятии, а также.

Страхование имущества предприятия № 22 (1.6.2015) :: Суть дела :: Практика Может ли предприятие застраховать свое имущество? Как такие операции отражаются в учете в 2015 году? .

Уступка права требования «единщику» № 22 (1.6.2015) :: Суть дела :: Практика ООО на общей системе хочет уступить право требования долга в 10 тыс. грн. Уступает ООО на едином налоге. Варианта два: уступка за 3 тыс. гривень или уступка бесплатно. Какой вариант выгоднее с точки зрения налогообложения? Когда возникает дохо.