Составление и оформление документов
Реквизит (служебного документа) — это информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организации обращения и (или) придания ему юридической силы (п.п. 4.1.4 ДСТУ 2732).
Состав и последовательность размещения реквизитов в документе образуют его формуляр. Конкретному виду документа, например акту, инструкции, приказу, протоколу и др., присущ свой формуляр, своя схема построения, которая получила название «формуляр-образец».
Общие правила оформления документов изложены в ДСТУ 4163, требования которого в части оформления реквизитов можно распространять на все классы унифицированных систем документации.
2.1. Реквизиты документов, правила оформления и размещения
При составлении и оформлении организационно-распорядительных документов используют следующие реквизиты:
01 — изображение Государственного герба Украины, герба Автономной республики Крым;
02 — изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания);
03 — изображение наград;
04 — код организации;
05 — код формы документа;
06 — наименование вышестоящей организации;
07 — наименование организации;
08 — наименование структурного подразделения;
09 — справочные данные об организации;
10 — название вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный индекс документа;
13 — ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ;
14 — место составления или издания документа;
15 — гриф ограничения доступа к документу;
17 — гриф утверждения документа;
19 — заголовок к тексту документа;
20 — отметка о контроле;
21 — текст документа;
22 — отметка о наличии приложений;
24 — гриф согласования документа;
25 — визы документа;
26 — оттиск печати;
27 — отметка о заверении копии;
28 — фамилия исполнителя и номер его телефона;
29 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
30 — отметка о наличии документа в электронной форме;
31 — отметка о поступлении документа в организацию;
32 — запись о государственной регистрации.
Схемы расположения перечисленных реквизитов в документах и границ зон на формате А4 углового и продольного бланка приведены на рисунках 2.1 и 2.2.
Рисунок 2.1 — Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка
Рисунок 2.2 — Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 продольного бланка
Документы, оформляемые на предприятиях и в организациях, должны иметь следующие обязательные реквизиты (п. 4.4 ДСТУ 4163):
— наименование организации (07)*;
* Здесь и далее цифры в скобках указывают место расположения реквизитов в документах (см. рис. 2.1 и 2.2).
— название вида документа,кроме писем(10);
— дата документа (11);
— регистрационный индекс документа (12);
— заголовок к тексту документа (19);
— текст документа (21);
В документах, которые занимают две и более страницы, реквизиты 22 — 28 проставляют после текста (21), а реквизиты 29 — 31 располагают на нижнем поле первой страницы документа.
При изготовлении бланков документов используют реквизиты:
— изображение Государственного герба Украины, герба Автономной республики Крым (01);
— изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02);
— изображение наград (03);
— код организации (04);
— код формы документа (05);
— наименование вышестоящей организации (06);
— наименование организации (07);
— наименование структурного подразделения (08);
— справочные данные об организации (09);
— название вида документа (10), кроме бланков для писем.
Рассмотрим основные правила размещения реквизитов документов.
Изображение Государственного герба Украины (01)размещают на бланках государственных учреждений в соответствии с постановлением № 2137; изображение герба АР Крым — в соответствии с нормативно-правовыми актами АР Крым.
Размеры изображения: высота — 17 мм, ширина — 12 мм.
Изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02) согласно уставу предприятия (положению об организации) располагают с левой стороны от наименования предприятия. Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано в установленном порядке. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещено изображение Государственного герба Украины.
На бланках документов негосударственных предприятий разрешено располагать изображение эмблемы на верхнем поле документа, где на бланках документов государственных предприятий и организаций располагают изображение Государственного герба (т. е. над серединой строк с наименованием предприятия, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля).
Изображение наград (03) воспроизводят на бланках документов в соответствии с законодательством и располагают с левого края бланка на уровне реквизитов «Наименование организации» (07) и «Наименование структурного подразделения» (08).
Код организации (04) по ЕГРПОУпроставляют после реквизита «Справочные данные об организации» (09).
Код формы документа ДКУД (05) (если он есть) проставляют выше реквизита «Название вида документа» (10) только для унифицированных форм документов, названия которых включены в классификатор управленческой документации ДК 010.
Наименование вышестоящей организации (06) указывают сокращенно, а в случае отсутствия официально зарегистрированного сокращения — полностью.
Наименование организации (07) — автора документа должно соответствовать наименованию, указанному в его учредительных документах. Сокращенное наименование организации указывают тогда, когда оно официально зафиксировано в уставе (положении об организации).
Сокращенное наименование располагают ниже полного отдельной строкой в центре. Стандарт говорит также о том, что сокращенное наименование организации приводят в скобках или без них. Однако указание в скобках предпочтительнее, чтобы сокращенное наименование не воспринималось как продолжение полного, а также чтобы было понятно, что можно использовать как полное, так и сокращенное наименование.
Наименование структурного подразделения организации (08), филиала, территориального отделения указывают тогда, когда такие обособленные подразделения являются авторами документа. Этот реквизит располагают ниже реквизита «Наименование организации» (07). Преимущественно он указывается во внутренних документах предприятия (протоколах, докладах и служебных записках).
Справочные данные об организации (09) включают: почтовый адрес и другие сведения (номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Их размещают ниже наименования предприятия или структурного подразделения. Если предприятие зарегистрировано по одному адресу, а находится по другому, в бланках указывают почтовый адрес по месту нахождения предприятия.
Название вида документа (10) должно соответствовать перечню форм, которые используют на предприятии. Перечень включает названия унифицированных форм документов согласно ДК 010 и названия других документов, которые соответствуют организационно-правовому статусу предприятия.
На продольном бланке название вида документа фиксируют посередине, а на угловом — в левом верхнем углу под наименованием предприятия или структурного подразделения.
В письме название вида документа не указывают.
Регистрационный индекс документа (12) составляют из его порядкового номера, который можно дополнять по решению предприятия индексом дела по номенклатуре дел*, индексом структурного подразделения, корреспондентов, вопросов деятельности и др.
* Подробно о составлении номенклатуры дел см. в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, спецвыпуск № 7.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через правостороннюю косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).
Месторасположение этого реквизита зависит от бланка (угловой или продольный), а также от вида документа.
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13) включает индекс и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит размещают ниже или на уровне регистрационного индекса на специально отведенном месте на бланке.
Место составления или издания документа (14) указывают на всех документах, кроме писем, в которых эти сведения получают из реквизита «Справочные данные об организации» (09), и располагают на уровне или ниже реквизитов «Дата документа» (11) и «Регистрационный индекс документа» (12).
Гриф ограничения доступа к документу (15) (секретно, для служебного пользования) проставляют без кавычек справа в верхнем углу на первой странице документа. При необходимости его дополняют данными, предусмотренными нормативно-правовыми актами, регламентирующими порядок ведения делопроизводства, которое содержит информацию ограниченного доступа.
А теперь более подробно рассмотрим правила проставления прочих реквизитов.
2.2. Датирование документа
На служебных документах обязательно проставляется дата.
Дата документа (11) — это дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации.
Обязательному датированию подлежат также резолюции, согласования, визы, отметки о выполнении и др.
Дату документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом.
Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ней ставится 0.
Например: 05.02.2010
Разрешается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и число.
Например: 2010.02.05
Обращаем внимание: при цифровом способе оформления даты буква «г.» не ставится.
В нормативно-правовых актах и финансовых документах используют словесно-цифровой способ оформления дат. Это обусловлено стремлением помешать подделке дат.
Например: 15 февраля 2010 года или 15 февраля 2010 г.
Проставляют дату документа ниже названия вида документа на специально отведенном месте на бланке. Если документ оформляют не на бланке, дата проставляется ниже подписи слева.
Для распоряжений, приказов, инструкций, положений, справок основной датой является дата подписания или утверждения. Ее проставляет лицо, которое подписывает или утверждает документ. Для служебных писем основной датой является дата регистрации. В документах (протоколах, актах), в которых зафиксировано решение, принятое коллегиальным органом на заседании, собрании, во время проведения проверки и т. п. основной датой является дата, когда такое событие состоялось.
2.3. Адресование документа
Адресатами (16) могут быть предприятия, их структурные подразделения, должностные лица и граждане. В случае адресования документа предприятию или его структурному подразделению без указания должностного лица их наименования указывают в именительном падеже.
При адресовании документа руководителю предприятия или его заместителю наименование предприятия входит в состав должности адресата.
Пример:
Если документ посылают должностному лицу, наименование предприятия указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата — в дательном.
Пример:
Государственный комитет архивов Украины
Отдел формирования Национального
архивного фонда и делопроизводства
Если документ отправляют в несколько однородных предприятий, их следует указывать обобщенно (например: «Директорам предприятий и руководителям организаций»).
Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.
В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес. Порядок и форма записи сведений о почтовом адресе предприятия должны соответствовать требованиям Правил № 270. Напомним, что в соответствии с п. 42 упомянутого документа почтовый адрес указывается в такой последовательности:
— наименование улицы (проспекта, бульвара, переулка), номер дома, квартиры;
— наименование населенного пункта, района, области;
Пример:
ул. Академика Павлова, 162, к. 14,
г. Харьков, 61144, Украина
При адресовании документа физическому лицу указывают в именительном падеже фамилию, имя, отчество (или инициалы) адресата, улицу, номер дома и квартиры, населенный пункт, район, область, почтовый индекс, страну назначения.
2.4. Резолюция на документе
Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции (18), включающей фамилию исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция должна быть подписана руководителем и датирована.
Пример:
Иванову И. И.
Прошу подготовить предложения до 16.03.2010
Если резолюция содержит указание нескольким лицам, то лицо, обозначенное в списке первым, является ответственным исполнителем, если в документе не оговорено иное.
Указания могут иметь общий или конкретный характер.
Общие указания могут быть выражены так: «К исполнению», «К руководству», «К сведению» и т. д.
Резолюции с конкретными указаниями имеют приказную форму: «Срочно принять меры. », «Удовлетворить просьбу. », «Разобраться и доложить в. срок. », «Незамедлительно доложите о результатах. » и т. д.
На документах со сроками исполнения, которые не требуют дополнительных указаний, в резолюции пишутся только фамилия и инициалы исполнителя, ставятся подпись и дата.
Как правило, в документе должно быть не более одной резолюции. Другие резолюции возможны только тогда, когда есть необходимость детализировать порядок выполнения документа.
Резолюцию налагают непосредственно на документе, ниже реквизита «Адресат», параллельно основному тексту или на свободном месте в верхней части лицевой стороны первого листа, но не на поле, предназначенном для подшивки документа, и не на тексте.
Если на документе нет свободного места для резолюции, разрешено оформлять ее на отдельных листах или специальных бланках.
2.5. Согласование документа
Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Цель согласования — повысить качество документа путем компетентной оценки целесообразности и обоснованности его издания, правильности оформления и установления соответствия законодательству.
Согласование может быть внутренним (с подразделениями и должностными лицами внутри предприятия) и внешним (с подведомственными и неподведомственными организациями). Внешним также считается согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (например, с первичной профсоюзной организацией).
Внешнее согласование проектов документов оформляется соответствующим грифом.
Гриф согласования (24) располагают ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа. Он состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, которое согласовывает документ (включая наименование предприятия), личной подписи, инициала(ов) и фамилии, даты согласования.
Пример:
СОГЛАСОВАНО
Председатель первичной профсоюзной
организации
Ветров И. И. Ветров
Документ может быть согласован актом, письмом, протоколом и т. д. В этом случае в грифе согласования после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование, дата составления и номер согласовывающего документа.
При необходимости размещения нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне двумя вертикальными колонками. Первый гриф — от границы левого поля; второй — через 104 мм. Допускается составлять «Лист согласования», о чем производится отметка в самом документе на месте грифа согласования, например: «Лист согласования прилагается».
Визой (25) оформляют внутреннее согласование документа. Виза состоит из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, визирующего документ, и даты. Визу помещают ниже реквизита «Подпись» (23) как на лицевой, так и на оборотной стороне последнего листа документа, если места для этого на лицевой стороне последнего листа документа не хватает.
Пример:
Начальник юридического отдела
Сидоров Ф. С. Сидоров
Визу проставляют на экземплярах документов, которые остаются на предприятии.
При согласовании документа у визирующего могут возникнуть возражения. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен» или «С п. 3 не согласен», «Возражаю» и т. п. Замечания и дополнения к документу излагаются на отдельном листе, о чем в проекте производится отметка: «Замечания и предложения прилагаются». Об имеющихся замечаниях докладывают лицу, подписывающему документ.
Если во время визирования выясняется, что в подготовленный к подписанию документ нужно внести существенные изменения, он требует повторного визирования.
Реквизит «Виза» используется также при ознакомлении с документом. Виза ознакомления является письменным подтверждением факта доведения до сведения работника определенного документа. Виза ознакомления включает подпись работника, ее расшифровку и дату. Ей должна предшествовать запись: «С приказом (должностной инструкцией, положением, протоколом, актом и т. д.) ознакомлен».
2.6. Удостоверение документа
Удостоверение документов осуществляется путем их подписания, утверждения и проставления печати.
Документы подписываются должностными лицами согласно их компетенции, определенной правоустанавливающими документами.
Подпись (23) состоит из наименования должности лица, подписавшего документ (полного, если документ оформлен не на бланке, и сокращенного* — на документе, оформленном на бланке), личной подписи, инициала(ов) и фамилии. Расшифровка подписи в скобки не берется.
* В реквизите «Подпись» можно указать сокращенное наименование предприятия, если оно официально зафиксировано в уставе предприятия (положении об организации).