Секретарь, секретарь-референт, помощник руководителя: соотношение понятия. Уровни деятельности секретаря

Для того, что бы дать четкое определение, референт кто это такой, обратимся к википедии.

В ней сказано, что референт — это квалифицированный сотрудник, который оказывает непосредственную помощь своему руководителю, готовя для него доклады, презентации, а так же оказывает консультационные услуги.

Специфика профессии

Работа референта заключается в обеспечении комфортной и бесперебойной деятельности своего шефа. В обязанности современных секретарей-референтов входит:

• делопроизводство — составление, регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции;
• планирование рабочего дня руководителя (учет намеченных встреч);
• организация приема посетителей;
• организация телефонных переговоров руководителя;;
• сортировка корреспонденции;
• подбор материалов и документов для ознакомления и изучения руководителем;
• составление докладов;
• прием документов на подпись;
• прием и учет телефонных звонков, телефонные переговоры;
• подготовка переговоров с партнерами фирмы;
• ведение предварительных переговоров;
• участие в подготовке заседаний и совещаний — сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация;
• формирование дел в соответствии с утвержденными правилами, обеспечение их сохранности и сдача в архив;
• работа с базами данных;
• организация и координация связи между отделами;
• приём и отправка факсов;
• бронирование авиа и ж/д билетов, гостиничных номеров;
• хозяйственные вопросы — обеспечение руководителя канцтоварами;
• контроль за исправностью оргтехники.

Обязанности секретаря-референта

Среди народа ходит немало шуток и поговорок про секретарей. Но, несмотря на их плохую репутацию, должностных обязанностей у секретаря-референта очень много. Если вы хотите работать по этой специальности, то вам будет не обойтись без дисциплинированности, ответственности и определенных знаний. Что же входит в обязанности такого сотрудника?

• Ведение делопроизводства: на плечи женщин ложится нелегкая задача скрупулезно проверять все бумаги и содержать их в порядке. Помощь может понадобиться всем сотрудникам компании, и, как правило, в больших фирмах на должность секретаря-референта набирают несколько человек.
• Организация совещаний, поездок, встреч: секретарь всегда должен быть в курсе всех новостей и держать руку на пульсе. Он не только обычно согласовывает рабочий график руководства, но и занимается подготовкой командировок и деловых встреч.
• Прием телефонных звонков: в систему непосредственных обязанностей сотрудника входит общение с клиентами, партнерами и другими людьми.
• Прием посетителей: представительный внешний вид очень важен для данной профессии, поскольку зачастую первый человек, которого видят в компании, это секретарь.
• Заказ канцтоваров и другое жизнеобеспечение офиса.
• Выполнение просьб руководства. В некоторых компаниях именно эта статья занимает большую часть рабочего времени. Поэтому, устраиваясь на работу, нужно сразу четко обговорить с будущим начальником рамки ваших обязанностей.

Как можно заметить, ответственность у секретаря-референта довольно высокая. И список требований тоже внушает трепет.

Плюсы и минусы профессии

• Работа секретарем-референтом дает бесценный опыт деловых контактов, необходимые и важные знакомства, связи, что в дальнейшем может пригодиться для собственной карьеры.
• Ежедневное наблюдение за руководителем может многому научить: стилю руководства, умению принимать правильные решения, выстраивать отношения с партнерами и подчиненными.
• Работа с документами дает отличную подготовительную базу для будущей карьеры юриста, экономиста, менеджера.
• Профессия секретаря-референта востребована в организациях любых отраслей и форм собственности.

• К минусам можно отнести ненормированный рабочий день, работу в выходные дни, возможные командировки.
• Работа в информационно-насыщенных условиях, в ситуациях стресса и спешки, общения с большим количеством людей требует особого склада характера.

Права сотрудника

Работа секретарем подразумевает много ответственности, но есть у сотрудников и права, которые они могут защищать в случае нарушений со стороны начальства.

• Секретарь имеет право запрашивать и получать информацию, необходимую для корректного исполнения своих обязанностей.
• Работодатель должен обеспечить сотруднику условия для работы и сохранности документов.
• Секретарь-референт может выдвигать идеи по улучшению процесса работы. Также он может принимать самостоятельные решения в пределах своих должностных инструкций.
• Секретарь-референт может пропускать работу по состоянию здоровья и ухудшения самочувствия.

Профессия делопроизводителя, по статистике, одна из самых «долгих» на рынке: работников зачастую оставляют внеурочно. Зная свои права и обязанности, сотрудник может действовать в своих интересах на благо компании.

Обучение на Референта

Учиться на секретаря-референта можно на курсах секретарей или переводчиков.

Престиж (Московский ) (208 часов)

Московский проводит курсы дополнительного образования. Психология общения, деловой этикет, базовая компьютерная подготовка (40 часов), слепой метод печати, английский язык (100 часов), трудовое законодательство. Диплом с присвоением квалификации «секретарь, помощник руководителя». Помесячная оплата.

МАЭО (Международная Академия Экспертизы и Оценки) (дистанционно, без отрыва от работы)

На этом курсе можно получить профессию секретаря-референта за 3 месяца и 10 000 руб.: — Одна из самых доступных цен в России; — Диплом о профессиональной переподготовке установленного образца; — Обучение в полностью дистанционном формате; — Сертификат соответствия профстандарту стоимостью 10 000 руб. в подарок!; — Крупнейшее образовательное учреждение дополнительного проф. образования в России.

Требования к этой вакансии

• Хорошее знание компьютера и высокая скорость печати. Современные системы заменили прежние печатные машинки, но основные положения должностной инструкции секретаря-референта остались прежними: умение обращаться с офисной техникой и быстрота записи.
• Представительный внешний вид: законом РФ запрещена любая дискриминация по расовому, половому или возрастному принципу при наборе сотрудников. Но аккуратный и опрятный внешний вид, вежливая речь и умение поддержать разговор будут вашими несомненными преимуществами.
• Пунктуальность и организованность: эти качества не помешают и другим специалистам, но для секретаря являются особенно важными.
• Среднее специальное образование или высшее.
• Для некоторых вакансий может потребоваться и знание английского языка. Особенно внимательно к этому относятся в крупных фирмах.

Личные качества

• устойчивость нервной системы;
• самообладание;
• ответственность;
• дисциплинированность;
• высокий уровень культуры в поведении, речи, одежде, ведь секретарь — лицо офиса;
• коммуникабельность;
• хорошая память;
• надежность;
• пунктуальность;
• аккуратность;
• находчивость;
• исполнительность;
• сосредоточенность внимания;
• эмоционально-волевая устойчивость;
• организаторские способности;
• знание иностранного языка (желательно);
• приятная презентабельная внешность;
• знание основ психологии общения, этики и эстетики.

Что гласит инструкция, составленная для секретаря-референта

Общие положения ее содержат название организации, указывают на непосредственное начальство и называют того, кому предстоит замещать секретаря в случае его отсутствия. Там же вы найдете требования, предъявляемые к стажу и квалификации работника, и перечень всех необходимых для работы документов (правил, ГОСТов, кодексов и нормативных актов).

Функции, возлагаемые на секретаря, приводятся во втором (одноименном) разделе. Сюда входит обязанность готовить нужные документы согласно указаниям руководства, регистрировать, принимать и отправлять корреспонденцию, организовывать и контролировать работу приемной, вести документарное делопроизводство и многое другое.

Более подробно его деятельность расписана в следующем разделе – “Должностные обязанности секретаря”. Речь идет о сохранности и учете корреспонденции, выдаче справок относительно различной зарегистрированной документации, организации и подготовке служебных совещаний, копировании и распечатке, записи сообщений для начальства, оставленных в его отсутствие и информировании его о них, обеспечении офиса компании необходимыми канцпринадлежностями.

В каждой организации обязанности секретаря могут иметь свои особенности в зависимости от специфики работы. Его должность может звучать как “секретарь-делопроизводитель”, что подразумевает расширение круга основных обязанностей.

За что отвечает секретарь-референт?

На нем лежит ответственность за неразглашение информации, являющейся конфиденциальной, за качество документации и своевременную подачу ее руководству, ответственное отношение к документообороту, сохранность имущества и документов организации, тактичные отношения с руководством и сотрудниками.

В следующем разделе должностной инструкции указано, каковы должностные отношения и функциональные связи, существующие между секретарем-референтом и различными структурами компании. Как правило, в средней по размеру организации секретарю приходится взаимодействовать по материально-техническим вопросам (обеспечение офиса канцтоварами) с отделом административно-хозяйственным, по вопросам документооборота – с прочими подразделениями и, конечно же, напрямую с руководством.

Оценку деятельности секретаря ведут по основным выбранным критериям, что также регламентируется соответствующим разделом инструкции. В абсолютном большинстве случаев такими критериями выступают оперативность и исполнительность. Предусматриваются и ситуации, в которых инструкция подлежит пересмотру. Это может происходить при изменении его функций или структуры организации.

Итоги

Несмотря на большой список обязанностей и требований к секретарям-референтам, с этой работой может справиться каждый. При грамотной подготовке пройти собеседование также не составит труда. И даже если у вас нет стажа, не отчаивайтесь, попробуйте для начала устроиться в некрупную компанию. Следуя нехитрым правилам, вы сможете сделать карьеру в области делопроизводства.

• https://www.syl.ru/article/353142/sekretar-referent-doljnostnaya-instruktsiya-obyazannosti-i-otvetstvennost
• https://wikihelps.ru/kto-takoj-sekretar-referent-i-chem-on-zanimaetsya/
• https://okobzor.ru/professii/referent/
• https://BusinessMan.ru/new-dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-referenta.html
• https://mycalling.ru/sekretar-referent.html

Кто такой референт, чем занимается?

Нужно отметить, что данная сфера деятельности появилась совсем недавно. Когда-то обязанности это работника выполнял сотрудник отдела сбыта, но было это в далекий постсоветский период. По мере появления крупных компаний, которые стремительно развивались и имели плотную загруженность, возникала необходимость в консультировании клиентов. Необходимо было грамотно преподнести общую информацию. Если переводить слово “референт” с латинского, то оно означает “ведающий”. Одним словом, работник, который сообщает какую-то информацию. Через время обязанности расширились и сотрудник стал помощником начальника. Список обязанностей сегодня достаточно широкий. Здесь также необходимо умение справляться с почтой, закупать канцелярию для офиса, иметь организаторские способности.

О правах секретаря

На что дано право секретарю? Как утверждает инструкция, ему позволяется запрашивать те материалы, которые потребуются в работе, в различных подразделениях компании, определять порядок их использования.

Еще – передавать исполнителям просмотренные документы непосредственно помимо руководства, устанавливать очередность посетителей в приемной и распределять телефонные звонки согласно их важности, требовать от сотрудников объяснений в случае дисциплинарных нарушений.

Как и любой другой сотрудник, личный секретарь руководителя имеет право на трудовую деятельность в подходящих для этого условиях, которые должны соответствовать требованиям охраны труда и нормам безопасности.